Daha önce uzaktan bağlantı yollarıyla tanık dinlenilmesine ilişkin usul ve esaslar diğer bir takım tahkim merkezleri tarafından duyurulmuş olsa da tahkim duruşmalarının bilişim teknolojilerinin sunduğu imkanlardan faydalanılması suretiyle gerçekleştirilmesine ilişkin usul ve esaslar ilk defa İstanbul Tahkim Merkezi (“ISTAC”) tarafından duyurulmuştur.
Uluslararası ticaretin, var olan diğer belirleyici özelliklerinin yanı sıra, tarafların ihtiyaçlarını en iyi şekilde karşılayan uyuşmazlık çözüm yöntemi olarak başat bir konumda bulunan tahkimin; koronavirüs pandemisi nedeniyle özellikle devlet mahkemelerinde devam eden yargılama faaliyetlerinin durma noktasına geldiği veya kimi açılardan tamamen durduğu bu olağanüstü dönemde, çözümler üreterek yargılama faaliyetlerine olabildiğince kesintisiz devam etmesi, tahkimin
amacına ulaşabilmesi bakımından oldukça önemlidir.
Özellikle bilişim ve iletişim teknolojilerinin eriştiği gelişmişlik düzeyi dikkate alındığında, her ne kadar devlet mahkemeleri tarafından birtakım refleksler ve gerekçeler nedeniyle uygulanma imkânı bulunmasa da, çevrimiçi imkanların tahkim yargılamalarında kullanılması tarafların tahkime ilişkin beklentilerinin karşılanması bakımından kritik bir adım olarak görülmektedir. Böylelikle sosyal mesafenin korunması tedbirinden ödün verilmeksizin gerçekleşebilecek tahkim duruşmaları ile taraflarca umulan adil sonuca beklenen süre içerisinde ulaşılması sağlanacaktır.
Daha önce uzaktan bağlantı yollarıyla tanık dinlenilmesine ilişkin usul ve esaslar diğer bir takım tahkim merkezleri tarafından duyurulmuş olsa da tahkim duruşmalarının bilişim teknolojilerinin sunduğu imkanlardan faydalanılması suretiyle gerçekleştirilmesine ilişkin usul ve esaslar ilk defa İstanbul Tahkim Merkezi (“ISTAC”) tarafından duyurulmuştur.
ISTAC Çevrimiçi Duruşma Usul ve Esasları incelendiğinde, duruşmanın hem video konferans hem de telekonferans aracılığıyla yapılmasına olanak sunulduğu görülmektedir.
Çevrimiçi Usul ve Esaslar kapsamında çevrimiçi duruşma yöntemlerinin kullanılması noktasındaki inisiyatifin tek hakem veya hakem kuruluna verildiği anlaşılmaktadır. Buna göre duruşmanın çevrimiçi yapılması kararı tek hakem veya hakemler kurulunca taraflardan birinin talebi üzerine verilebileceği gibi herhangi bir talep olmaksızın kendiliğinden de verilebilecektir.
Hukuki dinlenilme hakkının önemi ve ihlal edilmemesi gerektiği, Çevrimiçi Duruşma Usul ve Esasları’nda
açıkça vurgulamaktadır. Gerçekten de çevrimiçi duruşma esnasında yaşanabilecek sorunlar, verimsizlikler veya diğer gerekçelerle hukuki dinlenilme hakkının ihlal edilmesi halinde, gecikme yaşanmadan ulaşılmaya çalışılan adil sonucun daha çok zarar görmesi söz konusu olabilecektir.
Bu nedenle Çevrimiçi Duruşma Usul ve Esasları’nın 7’nci maddesinde tek hakem veya hakem kurulunun, taraflardan her birinin duruşmaya katılma imkanına sahip olduğundan ve hukuki dinlenilme hakkının ihlal edilmediğinden emin olması için gerekli özeni göstermesi gerektiği, duruşma esnasında hukuki dinlenilme hakkının ihlal edildiğine kanaat getirilmesi halinde ise duruşmayı sonlandırabileceğini düzenlemektedir.
Çevrimiçi Duruşma Usul ve Esaslar tek hakem veya hakem kurulunun çevrimiçi duruşma hakkında farklı kurallar belirleyebileceğini ifade etmekte, duruşma hazırlıkları, duruşmaya katılacak kişiler, duruşmanın yönetimi, duruşmada tanık veya bilirkişi dinlenmesi, tercüman kullanılması ve duruşmanın kaydına ilişkin de hükümler içermektedir.
ISTAC tarafından yayımlanan Çevrimiçi Duruşma Usul ve Esasları şöyledir;
ISTAC ÇEVRİMİÇİ DURUŞMA USUL VE ESASLARIMADDE 1 – AMAÇ VE KAPSAM
İşbu Çevrimiçi Duruşma Usul ve
Esaslarının amacı, ISTAC kurallarına göre yürütülen tahkim davalarında
katılımcıların fiziksel olarak bir araya gelmeden telekonferans veya video
konferans yöntemi ile yapacakları duruşmalarda uygulanacak usul ve esasları
belirlemektedir. Bu esaslarda kullanılan ‘duruşma’ teriminden, çevrimiçi
duruşma anlaşılacaktır.
Tek Hakem veya Hakem Kurulu,
taraflardan birinin talebi üzerine veya kendiliğinden, hukuki dinlenilme
hakkına uyulmak kaydıyla, burada önerilen usul ve esaslardan farklı kurallar
belirleyebilirler.
MADDE 2 – DURUŞMAYA KARAR
VERİLMESİ
Taraflardan birinin talebi
üzerine veya Tek Hakem veya Hakem Kurulunun uygun görmesi durumunda, duruşma
veya toplantılar video konferans veya telekonferans yöntemi ile yapılabilir.
MADDE 3 – DURUŞMA HAZIRLIKLARI
Tek Hakem veya Hakem Kurulu,
tarafların da görüşünü alarak duruşmanın hangi yazılım kullanılarak yapılacağı,
duruşmanın gizlilik ve güvenliği için alınması gereken tedbirleri,
katılımcıların duruşmaya katılması için gereken telefon numarası, bağlantı
adresi, kullanıcı adı veya şifre gibi sair hususları duruşmadan önce belirleyip
duruşmanın teknik altyapısını oluşturarak taraflarca paylaşacaktır.
Duruşmaya katılacak kişiler,
katılım için gerekli olan teknik donanım ve yazılımı, bulundukları mekânın
dinlenilmeye elverişli ve güvenli bir mekân olmasını kendileri sağlayacaktır.
Tek Hakem veya Hakem Kurulu veya
taraflar, duruşma ile ilgili olarak ISTAC Sekretaryasından teknik konularda
destek isteyebilirler. ISTAC Sekretaryası, imkanları dahilinde hakemlere ve
taraflara teknik konularda açıklamalarda bulunacak ve destek olacaktır.
MADDE 4 – DURUŞMAYA KATILACAK KİŞİLER
Taraflar, duruşmaya katılacak
kişileri duruşma öncesinde Tek Hakem veya Hakem Kuruluna bildirir.
Taraflar, duruşma sırasında,
duruşmaya katılması bildirilen ve izin verilenler dışındaki üçüncü bir kişiyi
duruşma ortamına dahil etmeyeceklerdir.
MADDE 5 – DURUŞMA YÖNETİMİ
Duruşma süresince görüntü ve ses
kalitesinin etkilenmemesi için aynı anda sadece tek kişi konuşacak ve
duruşmadaki diğer katılımcılar mikrofonlarını sessize alacaklardır. Söz almak
isteyen taraf, Tek Hakem veya Hakem Kurulunun söz vermesi üzerine konuşacaktır.
MADDE 6 –DURUŞMADA BELGE SUNULMASI
Duruşma sırasında Tek Hakem veya
Hakem Kurulunun iznine tabi olarak belgelerin elektronik ortamda iletilebilmesi
mümkündür.
MADDE 7 –DURUŞMADA HUKUKİ DİNLENİLME HAKKI
Tek Hakem veya Hakem Kurulu,
tarafların ve diğer ilgililerin duruşmaya katılma imkânına sahip olduğundan ve
hukuki dinlenilme hakkının ihlal edilmediğinden emin olmak için gereken özeni
gösterecektir.
Tek Hakem veya Hakem Kurulu,
duruşma sırasında hukuki dinlenilme hakkının ihlal edildiğine kanaat getirmesi
halinde, gerekçesini belirterek duruşmayı istediği zaman sonlandırabilir.
MADDE 8 –DURUŞMADA TANIK VEYA BİLİRKİŞİ
DİNLENİLMESİ
Duruşmada tanık veya bilirkişi
dinlenilmesine karar verilmesi durumunda tanıklar veya bilirkişi video
konferans yoluyla ve görüntülü olarak duruşmaya katılacaktır. Duruşmaya katılan
tanık veya bilirkişi, yüzü açıkça görülebilir bir şekilde kameranın karşısında
hazır bulunacaktır.
Tanığın veya bilirkişinin
yanında herhangi bir belge bulunup bulunamayacağına Tek Hakem veya Hakem Kurulu
karar verir. Tek Hakem veya Hakem Kurulu, duruşma sırasında belirli bir
belgenin tanığa gösterilmesine izin verebilir. Tek Hakem veya Hakem Kurulunun
uygun bulması durumunda, tanığa gösterilecek belge, duruşma esnasında
elektronik olarak paylaşılarak soru sorulabilir.
MADDE 9 – TERCÜMAN KULLANILMASI
Tek Hakem veya Hakem Kurulu,
gerek duyulması halinde, duruşmada tercüman kullanılmasına izin verebilir.
Böyle bir durumda, çeviriye gereksinim duyan taraf duruşmaya katılmak üzere
tercüman temin edecektir. Tercümana ait bilgiler önceden Tek Hakem veya Hakem
Kuruluna bildirilecektir. Tercüman, tercümanlığını yaptığı kişinin yanında
bulunabileceği gibi, duruşmaya uzaktan da katılabilir.
MADDE 10 –DURUŞMA KAYDI
Tek Hakem veya Hakem Kurulu,
taraflara bilgi vererek, duruşmanın sesli veya görüntülü olarak kaydedilmesine
karar verebilir. Kayıtlar duruşmanın bitimini takiben taraflarla
paylaşılacaktır.
Hakem veya Hakem Kurulu,
masrafları taraflara ait olmak üzere, ses kayıtlarının yazılı hale
getirilmesine karar verebilir.
Tek Hakem veya Hakem Kurulunun
onayı olmadan duruşmanın herhangi bir aşamasında görüntü ve ses kaydı yapmak
yasaktır.